Facturation électronique : « Les entreprises ont besoin d’être rassurées et bien accompagnées »

INTERVIEW. Comment se préparer au mieux à la facturation électronique ? Quelle plateforme de dématérialisation partenaire choisir ? Quels coûts prévoir ? Alors que les échéances relatives à cette réforme d’ampleur approchent à grands pas, Sylvain Lipa, cofondateur de BLC Conseil, prestataire spécialisé dans la distribution et l'intégration de systèmes de gestion, délivre tous ses conseils auprès du JSS. S’il admet que le chantier est colossal, notamment compte tenu de la barrière psychologique qui subsiste chez de nombreuses entreprises, il affirme que « la transition peut être simple et rapide avec les bons outils ».

JSS : Votre société est spécialisée dans l'accompagnement des entreprises, pour le déploiement de solutions de gestion. Comment votre activité est-elle influencée par la réforme de la facture électronique obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA ?

Sylvain Lipa : La réforme de la facture électronique est un véritable tournant : concrètement, nous avons renforcé nos processus dans l’intégration des plateformes de facturation électronique avec les outils de gestion déjà en place chez nos clients. L’objectif est de simplifier les flux de facturation, d’automatiser les échanges et de garantir la conformité avec les exigences de l’administration fiscale.

Nous constatons aussi que cette réforme pousse les entreprises à revoir leur organisation comptable et financière. Cela implique une montée en compétence des équipes et une adaptation des processus internes. C’est pourquoi nous ne nous contentons pas d’implémenter des outils : nous assurons aussi un accompagnement stratégique et opérationnel pour que cette transition soit une opportunité d’optimisation, et non une contrainte subie. Cette réforme transforme notre rôle : nous passons d’intégrateur de solutions à un véritable partenaire de la digitalisation des flux financiers de nos clients.

JSS : Le gouvernement a dévoilé fin 2024 la liste des 70 premières plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), immatriculées « sous réserve » par la Direction générale des Finances publiques, par lesquelles les entreprises devront passer pour émettre et recevoir leurs factures électroniques. Comment peuvent-elles bien choisir « leur » plateforme ?

S.L. : Le choix d’une plateforme est une décision stratégique qui aura un impact direct sur l’efficacité et la conformité du processus de facturation des entreprises. Pour bien choisir leur plateforme, les entreprises doivent considérer plusieurs critères essentiels. D’abord, vérifier que la plateforme est bien immatriculée auprès de la Direction générale des Finances publiques et qu’elle répond aux normes de sécurité et de conservation des données imposées par la réglementation.

Ensuite, il est crucial que la PDP puisse s’intégrer avec le système d’information en place. C’est précisément sur ce point que nous intervenons, en assurant une interconnexion fluide. Autre aspect : certaines entreprises ont des besoins plus avancés, notamment en termes de facturation internationale, de gestion des multi-sociétés ou de contrôle avancé des flux. Il est donc important de choisir une plateforme qui couvre ces besoins spécifiques.

Par ailleurs, il faut bien prendre en compte l’expérience utilisateur et l’accompagnement. Une bonne plateforme ne se limite pas à l’aspect technique. L’ergonomie de l’interface, la facilité de prise en main et l’accompagnement client sont des éléments déterminants pour garantir une adoption fluide par les équipes comptables et financières. Et enfin, s’agissant du coût et du modèle économique, les entreprises doivent analyser la grille tarifaire des différentes plateformes, en prenant en compte le coût par transaction, les abonnements mensuels et les éventuels frais cachés.

JSS : L’abandon par l’Etat, en octobre dernier, de la mise en place du portail public - et gratuit - de facturation, a été vécu comme une douche froide par les petites et moyennes entreprises, qui ne pourront plus échapper à l’achat d’un outil de comptabilité. A quels coûts doivent-elles s’attendre exactement ? L'Ordre des experts-comptables a par ailleurs annoncé une solution alternative…

S.L. : L’abandon du Portail public de facturation a effectivement changé la donne, notamment pour les TPE et PME qui espéraient une solution gratuite et centralisée. Désormais, elles devront impérativement passer par une PDP, ce qui engendre en effet des coûts supplémentaires.

Rappelons toutefois que depuis 2020, avec la mise en place de la loi anti-fraude TVA, toutes les entreprises françaises auraient dû être équipées d’un logiciel de gestion sécurisé et certifié pour leur facturation. Dans les faits, ce n’est pas encore totalement le cas, notamment chez les petites structures qui utilisent encore des factures papier ou des fichiers Excel.

Par ailleurs, la réforme de la facture électronique ne devrait pas être perçue comme une contrainte tarifaire supplémentaire, puisque certains éditeurs ont annoncé la gratuité de leur plateforme, mais plutôt comme une accélération logique de la digitalisation, qui était déjà prévue dans la réglementation. Les entreprises qui disposent déjà d’un logiciel de gestion à jour auront peu de coûts supplémentaires liés à la mise en conformité avec la réforme.

Quant aux coûts à prévoir plus concrètement, ceux-ci varient selon plusieurs facteurs, notamment l’abonnement à une solution de gestion « compliant » PDP. En fonction du volume de factures et des fonctionnalités proposées, les tarifs oscillent entre 10 et 50 € par mois pour une petite structure, et peuvent dépasser plusieurs centaines d’euros pour des entreprises aux flux plus complexes.

« Les PDP ont tout intérêt à proposer des interfaces ergonomiques, une automatisation poussée et une intégration fluide »

Cela dépend aussi des frais de mise en place et d’intégration - pour garantir une bonne interconnexion avec les outils existants un accompagnement technique est souvent nécessaire - et des coûts indirects. La mise en conformité implique souvent des formations internes, un accompagnement comptable plus poussé et des ajustements organisationnels. Cependant, ces coûts peuvent-être pris en charge par les organismes de formation des entreprises.

S’agissant de l’Ordre des Experts-Comptables, ce dernier a en effet annoncé une solution alternative pour accompagner les petites entreprises dans cette transition. Cette initiative pourrait être une option pertinente pour celles qui veulent une solution intermédiaire, intégrée à leur cabinet comptable. Cependant, elle ne remplacera pas l’obligation de passer par une PDP, et restera probablement limitée en termes de flexibilité et d’intégration avec d’autres outils.

JSS : L’Etat a notamment mis en avant qu’il souhaitait éviter un nouveau retard de livraison, et estimé que la couverture de ce chantier par le secteur privé serait bénéfique. N’est-ce pas un peu facile ? Quels sont les avantages pour les entreprises à bénéficier d’une offre de plusieurs dizaines de PDP ?

S.L. :  Il est vrai que l’abandon du Portail public de facturation et le choix de déléguer totalement cette réforme au secteur privé peuvent être perçus comme une manière pour l’État d’éviter des complications techniques et des retards supplémentaires. Cependant, cette approche présente aussi des avantages concrets pour les entreprises.

Avec plusieurs dizaines de PDP, les entreprises ne sont pas contraintes d’utiliser un seul et même outil centralisé, qui aurait pu être rigide et moins évolutif. Au contraire, elles peuvent choisir une plateforme qui correspond réellement à leurs besoins : une PDP compatible avec leurs outils actuels, une offre tarifaire adaptée à leur volume de facturation et à la taille de leur structure, des fonctionnalités avancées pour les entreprises ayant des flux complexes (gestion des multi-sociétés, facturation internationale, archivage sécurisé, automatisation comptable, etc.).

Contrairement à une solution publique unique, les PDP privées sont en compétition, ce qui stimule l’innovation et la qualité de service. Elles ont tout intérêt à proposer des interfaces ergonomiques, une automatisation poussée et une intégration fluide avec les logiciels du marché. Et puis les entreprises ne sont pas livrées à elles-mêmes : chaque plateforme propose un support dédié, un accompagnement à la mise en conformité et des solutions d’intégration sur-mesure.

Bien que cette approche puisse être critiquée sur certains aspects, je pense qu’elle offre plus d’opportunités que de contraintes aux entreprises. L’essentiel est de bien choisir sa PDP en fonction de ses besoins et de son organisation interne. En outre, l’État ne se désengage pas totalement : il conserve la gestion d’un des flux clés, le e-reporting, qui lui permettra de continuer à assurer son rôle de « gendarme de la TVA » et de conserver un contrôle fort sur l’ensemble du dispositif. Ce flux lui permettra de surveiller toutes les transactions soumises à la TVA et de s’assurer que les PDP respectent bien leurs obligations. En cas de manquement, des sanctions et le retrait de l’agrément sont prévus. Comme quoi, l'Etat n’abandonne finalement que la partie qui ne lui était pas la plus profitable !

JSS : N’y a-t-il pas un risque élevé d’ententes anticoncurrentielles ? Et, avant toute chose, d’un manque de « cohérence » entre les plateformes ? Comment seront-elles contrôlées ?

S.L. : C’est une question légitime. En confiant la gestion de la facturation électronique aux PDP privées, on pourrait craindre des ententes anticoncurrentielles, des différences de traitement entre entreprises et un manque de cohérence entre les différentes plateformes. Cependant, plusieurs éléments viennent limiter ces risques.

Les plateformes sont immatriculées par la Direction générale des finances publiques et doivent respecter un cahier des charges très précis pour garantir leur bon fonctionnement. Notamment une interopérabilité obligatoire entre les PDP (aucune plateforme ne pourra fonctionner en vase clos, elles devront toutes être capables d’échanger des factures entre elles et avec l’administration fiscale), des normes techniques et de sécurité rigoureuses pour garantir la fiabilité et la protection des données, ou encore un contrôle continu de la DGFiP, qui pourra retirer l’agrément à toute PDP ne respectant pas ses engagements.

Concernant la concurrence en elle-même, le risque d’ententes abusives est quand même limité grâce au nombre important de PDP (70 immatriculées sous réserve en fin 2024), ce qui empêche un monopole ou une domination excessive du marché par un acteur unique. Et la diversité d’acteurs (éditeurs de logiciels, banques, fintechs, experts-comptables, etc.) permet également d’éviter une concentration excessive. Tout ça, sans oublier les obligations de transparence et de neutralité imposées aux PDP pour garantir des prix équitables et une accessibilité aux entreprises de toutes tailles.

Concernant la cohérence dont vous parliez, c’est probablement le défi le plus important. Chaque PDP aura sa propre interface, ses propres fonctionnalités et ses propres services complémentaires, ce qui peut entraîner des différences d’expérience utilisateur. Néanmoins, l’État a posé des règles communes d’échange et d’interopérabilité, ce qui garantit que toutes les PDP parlent le même langage technique. D’où l’importance de choisir une PDP fiable, pérenne et bien intégrée aux outils de gestion existants.

JSS : Si l’obligation de la facturation au format électronique a été repoussée à septembre 2026 pour les grandes entreprises et à septembre 2027 pour les TPE/PME, certaines ont déjà anticipé. Renforcement de la lutte contre la fraude fiscale, simplification, économies… Le modèle adopté par le gouvernement présente sur le papier plusieurs avantages. Quels sont ceux que vous avez constatés sur le terrain dans le cadre de votre pratique ?

S.L. : Le report des échéances donne aux entreprises plus de temps pour se préparer, mais celles qui ont anticipé la transition voient déjà des bénéfices concrets. C’est ce qu’on observe aussi. On constate notamment qu’avec la facture électronique, il n’y a plus de problèmes de papiers égarés, d’erreurs de saisie ou de doublons. Tout est centralisé, tracé et structuré, ce qui permet aux entreprises de mieux suivre leurs transactions et de réduire les risques d’anomalies. Les directions financières ont une vision plus claire et en temps réel des flux de facturation, ce qui facilite la gestion de trésorerie.

L’un des impacts les plus visibles est l’automatisation des processus. Grâce à l’intégration des plateformes avec les ERP et logiciels comptables, nos clients réduisent drastiquement le temps passé sur la gestion des factures. Par exemple, plus besoin de ressaisir les factures, elles sont directement intégrées dans les outils comptables. Les rapprochements bancaires et comptables sont facilités, donc cela réduit les erreurs et améliorant le suivi financier. Et les délais de paiement sont mieux maîtrisés, car les flux opérationnels d’approbation et de validation sont plus fluides.

Donc même si certaines entreprises craignaient un coût supplémentaire, on constate que les économies générées dépassent largement l’investissement initial, étant donné qu’il y a moins de coûts administratifs (tout ce qui est impression, envoi postal et archivage papier) et moins de pénalités et d’erreurs. Les factures étant standardisées et contrôlées dès leur émission, le risque d’erreurs fiscales ou de litiges avec les clients est considérablement réduit. Aussi, avec un suivi plus précis des encours, certaines entreprises ont réussi à réduire leurs délais de paiement et à améliorer leur trésorerie.

JSS : Selon une étude récente réalisée par Sage, les petites entreprises européennes peuvent réaliser jusqu'à 13 500 euros d'économies par an en adoptant la facturation électronique. Pourtant, seulement 1 PME sur 10 a déjà franchi ce cap. Comment expliquer l’appréhension et la difficulté à se lancer chez les autres ?

S.L. : On identifie plusieurs freins majeurs qui expliquent cette réticence. Déjà, la peur du changement. Beaucoup d’entreprises, notamment les plus petites, perçoivent encore la facture électronique comme une obligation administrative complexe. Certaines craignent que la mise en place soit longue et coûteuse, alors qu’en réalité, la transition peut être simple et rapide avec les bons outils.

Le manque de communication claire sur les avantages concrets et la diversité des solutions disponibles freine aussi la prise de décision. Par ailleurs, beaucoup de PME pensent que passer à la facture électronique nécessitera un investissement lourd. Pourtant, comme on l’a évoqué précédemment, les PDP proposent des offres adaptées à toutes les tailles d’entreprises et les économies générées dépassent largement l’investissement initial.

« Une transition réussie ne repose pas seulement sur un choix technologique, mais aussi sur une évolution des méthodes de travail »

Enfin, certaines entreprises craignent que le passage à la facturation électronique entraîne une perte d’autonomie, en étant trop dépendant d’une plateforme externe, et des difficultés d’intégration avec leurs outils actuels. Mais en choisissant les bonnes plateformes et en mettant en place des connecteurs adaptés, cela garantit une interconnexion fluide et efficace avec leurs outils existants.

En résumé, la principale difficulté n’est pas technique ou financière, mais psychologique : les entreprises ont besoin d’être rassurées et bien accompagnées.

JSS : Quelle est la bonne stratégie à adopter pour bien réaliser sa transition ? Comment BLC accompagne-t-elle les entreprises à ce titre ?

S.L. : Une transition réussie repose sur trois piliers : anticipation, adaptation et accompagnement. La meilleure stratégie pour passer à la facture électronique sans friction est de ne pas attendre l’échéance légale. Beaucoup d’entreprises pensent qu’elles ont encore du temps, mais les enjeux vont bien au-delà de la simple mise en conformité.

La pire erreur serait d’attendre 2026 ou 2027 pour se lancer. Une bonne transition repose sur un rétroplanning clair : dès 2024-2025 : se préparer à recevoir les factures électroniques, dès 2025-2026 : automatiser et adapter ses processus internes, dès 2026 : être totalement prêt pour l’émission des factures électroniques.

C’est exactement la méthodologie que nous avons adoptée chez BLC. Nous avons un objectif précis : tous nos clients (plus de 700 actuellement) doivent être prêts pour la réception en 2025 et l’émission en 2026. Cela nous laisse 9 mois pour gérer les cas spécifiques et garantir une transition fluide et sans stress.

Autre chose : une transition réussie ne repose pas seulement sur un choix technologique, mais aussi sur une évolution des méthodes de travail. Il est essentiel de former les équipes comptables pour qu’elles adoptent rapidement les nouveaux outils, mettre en place des automatisations pour éviter la saisie manuelle et fluidifier les échanges et vérifier l’interopérabilité avec l’ERP ou le logiciel comptable existant.

Avec nos équipes, nous avons mis en place un accompagnement complet et structuré pour aider nos clients à réussir cette transition sans contrainte. D’abord, nous analysons la structure actuelle de l’entreprise pour identifier les meilleures options en fonction de ses besoins. Nous guidons ensuite nos clients dans le choix des PDP et nous intégrons nos propres connecteurs spécifiques pour assurer une transition sans perte de données.

Nous organisons aussi des sessions de formation pour les équipes et proposons un suivi personnalisé pour éviter toute mauvaise surprise. Enfin, tous les derniers vendredis du mois, nous organisons un live à 15h pour démystifier la facture électronique. C’est un moment d’échange interactif où nous répondons aux questions, expliquons les étapes clés et présentons des cas concrets de mise en place réussie.

JSS : Le chantier de la facturation électronique est ambitieux. Est-il suffisamment sur les rails et les entreprises sont-elles assez accompagnées pour que le tout aboutisse dans les temps, c’est-à-dire quasiment demain ?

S.L. : Disons-le franchement : pour les entreprises que nous accompagnons, tout va bien, elles n’ont aucun souci à se faire ! Blague à part, le chantier de la facturation électronique est effectivement colossal, mais les outils et les solutions sont prêts. Le vrai défi, ce n’est pas tant la technique que la prise de conscience des entreprises.

Donc oui, le chantier est bien lancé, mais toutes les entreprises ne sont pas encore montées à bord. Celles qui attendent encore risquent de se retrouver en plein rush en 2026, et ce n’est pas le genre de pression facile à gérer en urgence.

Propos recueillis par Bérengère Margaritelli